Jak se nezbláznit v Open Space: vytvořit novou kancelář od nuly

Jak se nezbláznit v Open Space: vytvořit novou kancelář od nuly

Nepřetržitý mobil. Upozornění na nové dopisy. Neustále mobilní kolegové a upozornění na jejich příchozí zprávy. Neustálé rozhovory. Jak můžete vůbec pracovat na tomto místě?

Dispozice kanceláře, nazývaná open space, byla původně navržena pro posílení týmového ducha a usnadnění komunikace. Ale konečným výsledkem bylo místo s vysokou hladinou hluku, naprostým nedostatkem osobního prostoru a obrovským množstvím „digitálních“ a „lidských“ podnětů.

Několik desítek psychologických studií prokázalo, že uspořádání otevřené kanceláře stále přináší více škody než užitku: vysoká úroveň stresu, napjaté vztahy s kolegy kvůli neustálému podráždění a obecný pokles spokojenosti s prací.

„Ano, naše sousední oddělení nemluví vůbec kromě nadávek. Je to jako žít ve vězení! Je velmi těžké mluvit s klienty, když vám lidé doslova nadávají přímo pod ucho. Neustále k nim přidáváme komentáře, ale trvají jen půl hodiny nebo hodinu, víc ne. Už jsem unavený z toho „čtvrti!“ – stěžuje si Maria.

Je nejen možné, ale také nutné bojovat s negativními faktory.

O výhodách ticha

Hluk je hlavní příčinou stížností a nepohodlí na otevřených prostranstvích. Důvody jsou poměrně vážné – neustálý hukot, který v otevřené kanceláři vládne, může podkopat motivaci. Studie založená na experimentu byla publikována v Journal of Applied Psychology. 40 kancelářských pracovnic bylo po dobu tří hodin vystaveno podmínkám „nízké hlučnosti“, simulujícím běžné zvuky otevřené kanceláře. Další skupina zůstala tři hodiny v blaženém tichu. Obě skupiny pak dostaly hádanky, které neměly správné řešení, ale subjektům to nebylo řečeno. Zaměstnanci, kteří seděli v tichu, se nevzdávali snahy řešit hádanku déle, zatímco ti, kteří byli v hlučné místnosti, to vzdali mnohem rychleji.

„Pracuji v obchodním oddělení. Kromě mě v open office sedí dalších asi 25-30 lidí. Specifika práce – neustálé telefonické rozhovory – není třeba vysvětlovat. Samozřejmě ani chvilku ticha, ale s tím se dá nějak smířit. Nejotravnější je, že někteří kolegové dokonce preferují osobní hovory přímo ze svého pracoviště! Vše chápu, dítě je nemocné, potřebujete vysvětlit cestu kurýrovi a tak dále, ale je opravdu nemožné jít ven a mluvit na mobilu třeba na chodbě nebo v prázdné zasedací místnosti? ! Je velmi těžké soustředit se na práci, když je na jedné straně „napínavý“ příběh o minulém víkendu a na druhé rozhovor s provozovatelem cestovní kanceláře o nejlepších hotelech v Turecku,“ říká náš uživatel Alexey.

Při pohledu na moderní otevřenou kancelář (zejména s mnoha mladými profesionály) lze najít poměrně zřejmý lék na nepříjemný hluk – hudbu ve sluchátkách. Navzdory protichůdným názorům mají sluchátka výhody. Hluk v kanceláři snižuje motivaci mimo jiné proto, že ho neumíme ovládat. Proto hudba, kterou máme rádi, může zvýšit motivaci, protože nám pomáhá udržet situaci pod kontrolou.

Osobní prostor

Druhou výtkou je nedostatek osobního prostoru a soukromí. Původní plán designérů byl přirozeně jiný. Chtěli odstranit stěny doslova i obrazně, aby možnost očního kontaktu podněcovala k častějším rozhovorům a vzniku nových nápadů.

Myšlenka je to samozřejmě poněkud utopická. Vědci zjistili, že konverzace mezi zaměstnanci v otevřené kanceláři se stávají často, ale obvykle jsou krátké a povrchní, protože kolem je příliš mnoho uší navíc. Všechny nejlepší nápady se proto probírají u kávy, oběda nebo procházky.

Druhým důvodem pro vytvoření open space kanceláře je vzájemná pomoc. Pokud zde nejsou žádné zdi a bariéry, pak by si zaměstnanci teoreticky měli více pomáhat a žádat o pomoc. Ano, pro ty, kteří žádají o pomoc, nápad funguje. Ale pro ty, kteří tuto pomoc poskytují, to vytváří pouze další potíže – koneckonců mají také své vlastní záležitosti. A švýcarští vědci to dokázali: ti, kteří žádali o pomoc, dělali svou práci lépe, a ti, kteří jim pomáhali, měli nižší úroveň produktivity, protože se museli znovu soustředit na úkol pokaždé, když byli požádáni o radu.

„Do našeho oddělení bylo přijato několik nováčků, kteří letos právě dokončili vysokou školu. Proto je musíme trénovat a pomáhat jim, jak nejlépe umíme. Sedíme v jedné velké místnosti bez příček, takže noví si nechají poradit s každou maličkostí, naštěstí je na každého vidět. Nebyl jim přidělen kurátor, takže je nepohodlné odmítnout pomoc – někdy se stane, že jim něco vysvětluji i půl hodiny v kuse. A kvůli nim sedím v práci skoro do noci, protože nestíhám dokončit práci včas,“ stěžuje si naše čtenářka Yulia.

Je samozřejmě nepravděpodobné, že budete moci neustále odmítat pomoc, ale psychologové radí vyhradit si určitou dobu, během níž nebudete ničím rozptylováni. A upozorněte své kolegy, že byste v tomto období neměli být rušeni.

Pozorujte své kolegy

„Podle mého názoru existují dva zásadně protichůdné způsoby, jak se vypořádat s „dráždivými látkami“ otevřeného prostoru. První je přizpůsobit se, zvyknout si na tyto „dráždivé látky“ a na zaměstnance již nebudou mít tak negativní dopad. Druhým je boj – varianta je mnohem obtížnější, ale v některých případech možná. Ne každý zaměstnanec může implementovat první možnost. Zaprvé existuje kategorie lidí, kterým se v principu lépe pracuje v otevřeném prostoru. Je nutné je hlídat.

Zvláštnost jejich práce nespočívá v přílišné družnosti a aktivitě (zpravidla právě tito lidé lépe snášejí hluk, přeplněné prostory, běžnou komunikaci atd.), ale v poměrně vysoké koncentraci. Přes všechny vnější faktory se jim daří soustředit se na to hlavní.

Existuje druhá kategorie lidí – tiší, klidní, žijící jakoby ve „svém světě“. Jsou také koncentrovaní, ale na rozdíl od první kategorie „nevidí a neslyší“ nic kolem. Kromě schopnosti koncentrace budete potřebovat ještě druhou důležitou vlastnost – odolnost vůči stresu. Bude potřeba nejen odolat vnějším faktorům, ale také pro jednoduchou každodenní práci – telefonování, vyjednávání ve společné místnosti, pocit jistoty v týmu úplně jiných lidí. I tuto kvalitu lze pěstovat. Druhá možnost – „boj proti režimu“ – je složitější. Pokus o přestěhování do klidnějšího místa (většinou rohy sálu), případně se nějak uzavřít (příčky, i když zpravidla celý sál je proveden ve stejném stylu). Existuje kategorie lidí, kteří stále nemohou pohodlně pracovat ve společenské místnosti. Pokud se jedná o velmi cenného zaměstnance, management by měl tento problém vyřešit,“ říká Jurij Kondratyev, náborář z personálního centra UNITY.

Vyzdobte si svůj osobní prostor sami

„Psychologický postoj, že vy a váš tým a v týmu kolegů a podobně smýšlejících lidí děláte totéž, umožňuje mnohem snáze vnímat „dráždidla“ otevřeného prostoru. A vytvoření osobního, soukromého prostoru je ve vašich rukou.

Vyměňte matně šedou klávesnici za sněhobíle podsvícenou, růžovou apod. Umístěte rodinnou fotografii nebo fotografii ze zábavného firemního večírku do elegantního fotorámečku. Postavte postavičku z vašeho oblíbeného komiksu nebo obdobu oblíbené hračky vašeho dítěte vedle počítače. Připevněte samolepky s povzbuzujícími citáty z obchodních nebo uměleckých klasiků. Pokud vám práce umožňuje sedět se sluchátky, pak si dopřejte kreativní sluchátka ve tvaru Mickey Mouse nebo s krystaly Swarovski. Ozdobte si plochu monitoru kouzelnou tapetou. Pokud milujete květiny, pěstujte si u svého pracovního telefonu citron nebo mandarinku,“ radí Larisa Chuguevskaya, vedoucí oddělení reklamy a PR personální agentury Penny Lane Personnel.

• Kancelářský život
• vztahy s kolegy
• Unity HR Center

Otevřený prostor a problémy pracovní adaptace

Dobré odpoledne kancelářští pracovníci! Dnes chci upozornit na problém adaptace a socializace práce v novém týmu. Tento problém mě začal zajímat v souvislosti s přechodem na nové působiště. Obvykle mi trvá měsíc nebo maximálně dva, než se plně adaptuji na tým, ale nyní uběhly čtyři měsíce a já se nemusím plně integrovat do týmu. Rozhodl jsem se najít příčiny tohoto problému.

Adaptace je vzájemná adaptace zaměstnance a organizace, založená na postupném přizpůsobování zaměstnance novým profesním, společenským, organizačním a ekonomickým pracovním podmínkám.

Existují dvě oblasti adaptace:

– primární, tzn. adaptace mladých zaměstnanců, kteří nemají odbornou praxi (zpravidla v tomto případě hovoříme o absolventech vzdělávacích institucí různých úrovní);

– sekundární, tzn. adaptace zaměstnanců, kteří mají zkušenosti s odbornými činnostmi (zpravidla změna předmětu činnosti nebo jejich profesní role, například přechod na hodnost vedoucího).

Etapy lidské adaptace v novém pracovním týmu.

Fáze 1 – Asimilace normy (adaptace)

V této fázi je hlavním úkolem začátečníka asimilovat normy, pravidla a

firemní standardy. Pouze úspěšné provedení tohoto úkolu umožňuje člověku

přejít do další fáze. V této fázi skupina ovlivňuje

Touto fází jsem úspěšně prošel, podle mého názoru je to ta nejjednodušší fáze, která vyžaduje jen pečlivé pozorování a studium týmu.

Fáze č. 2 – Manifestace (individualizace)

Úkol etapy: hlavním úkolem této etapy je pro člověka možnost realizovat své vlastní osobní potřeby a individualitu

rysy v rámci skupinových aktivit bez přijímání represivních sankcí. Pro

skupiny, je důležité, aby individuální kvality hrály ve prospěch skupiny

aktivity a zavedl užitečné „odchylky“, které by skupině umožnily

efektivněji dosáhnout kolektivního cíle. V této fázi to není skupina, která poskytuje

vliv na zaměstnance a zaměstnance na skupinu.

Zde mohou nastat problémy, protože vaše „individualita“ nemusí být pro nový tým zajímavá a stejně jako organismus se bude snažit cizí předmět odmítnout.

Fáze č. 3 – Vzájemné přijetí (integrace)

Etapový úkol: v této fázi zaměstnanec (v rámci své pracovní činnosti)

zachovává pouze ty individuální vlastnosti, které odpovídají potřebám a

cíle týmu a vlastní potřeba smysluplně „přispívat“ do života

skupina a skupina do určité míry mění své normy tím, že přijala hodnoty, které jsou pro ni cenné

rozvoj osobnostních rysů.

Pokud nastanou problémy ve fázi integrace, dojde k regresi.

Skupina „vrhne“ osobu zpět do předchozí fáze.

Teoreticky je vše jasné, vy se přizpůsobíte týmu a oni vám. Kde mohou nastat problémy? Podle mého názoru může být kamenem úrazu v tomto schématu systém „open space“, který je v ruských kancelářích trendem posledních 20 let.

Kancelář otevřeného typu neboli „open office“ (Open plan office), tedy kancelářský prostor bez příček: bez dělení na samostatné kanceláře nebo individuální zónování pracovišť. Nyní jsou otevřené kanceláře módní, levné a pro šéfa mimořádně pohodlné (vše a vše je na první pohled).

Ne všichni zaměstnavatelé však vidí zjevné problémy s tímto uspořádáním pracovního prostoru.

Zde jsou obvykle identifikované problémy:

1. Neschopnost změnit prostředí

Zaměstnanci se obvykle rádi cítí pod kontrolou a ovlivňují okolí. Ve vlastní kanceláři mohou regulovat osvětlení a teplotu, stejně jako organizovat prostor pro obchodní komunikaci. V prostředí otevřené kanceláře je tato kontrola nemožná, protože každý z desítek zaměstnanců má své vlastní představy o pohodlí.

2. Je těžší se soustředit na práci.

Kancelář bez kanceláří je složitý organismus, podobný včelímu úlu nebo mraveništi. Neustálé procházky, telefonování, konverzace, hudba, za mnou bzučící kopírka, zaseknutá tiskárna a také vůně různých jídel na stolech kolegů, kteří si nemohli vyhradit 30 minut na plnohodnotný oběd v jídelně. Obecně hrůza.

3. Práce pod dohledem není legrace.

V otevřeném prostředí mají zaměstnanci velmi malé soukromí. Zaměstnavatelé rádi umisťují počítače tak, aby pracovníci viděli na jejich obrazovky, ale chtěl by zaměstnavatel být sledován?

4. Zvýšený počet lidí na nemocenské

Dánští vědci, kteří studovali více než 2000 62 kancelářských pracovníků, dospěli k závěru, že čím více lidí pracuje ve stejných kancelářských prostorách, tím vyšší je počet vydaných nemocenských. Pracovníci v otevřených kancelářích měli o XNUMX % vyšší pravděpodobnost, že odejdou na nemocenskou, než zaměstnanci pracující v oddělených kancelářích.

5. Žádný soukromý koutek pro soukromí.

Každý člověk oceňuje svůj osobní prostor. Jak doma, tak v práci. Pocit majetnictví nám všem není cizí. A přestože je kancelář majetkem někoho jiného, ​​každý z nás se snaží své pracoviště personalizovat: zařizujeme si ho podle vlastního uvážení, zařizujeme vybavení, organizéry, obrazové materiály a rodinné fotografie. To vše je v otevřené kanceláři docela obtížné – pro tyto účely prostě není dostatek místa a nechcete vše vystavovat na veřejnosti.

Některé finanční výpočty

Předpokládá se, že otevřená kancelář je dobrý způsob, jak ušetřit na kancelářích pro všechny zaměstnance, uspořádání atd. Ale tady není všechno tak jednoduché, protože existují přímé a nepřímé náklady. Pokud skutečně dochází k poklesu produktivity zaměstnanců v otevřených kancelářích (a je tomu tak, soudě podle některých studií), pak společnost šetří na malých věcech a ztrácí velké. Jiná studie ukazuje, že zaměstnanci v tomto typu kanceláře stráví asi 86 minut denně různými rušivými prvky (mluví s kolegou, snaží se soustředit v hluku atd.). To vše ve výsledku zabere zhruba 17 % pracovní doby, což není vůbec málo.

Jako příklad si vezměte sférickou kancelář ve vakuu v Silicon Valley. Spočítejme si například kancelářské náklady průměrné úspěšné firmy se 100 zaměstnanci, kteří se nacházejí v kanceláři za cenu 5 USD za čtvereční stopu měsíčně (cena není skutečná – pro výpočty potřebujeme pouze počáteční data) . Prostory s uzavřenými kancelářemi 6 * 6 stop tedy budou společnost stát 216 tisíc dolarů ročně. Otevřená kancelář bude stát pouhých 43 200 USD Ukazuje se, že úspory společnosti budou činit 172 000 USD ročně. Docela hodně a management by si měl mnout ruce radostí.

Vezměme si také průměrnou mzdu vašeho zaměstnance 50 000 $ ročně. To je 5 milionů dolarů měsíčně pro celou společnost.

Pokud ale vezmeme v úvahu 15% pokles produktivity zaměstnanců (nebo i více) v otevřené kanceláři ve srovnání s běžnými kancelářemi, dostaneme ztrátu 750 000 $, protože obdržíme pouze 85% maximálního možného výkonu společnosti. zaměstnanci. V důsledku toho, pokud vezmete úsporu 172 000 USD za kancelářské prostory, ukáže se, že společnost přijde o 578 000 USD ročně (750 000 USD ve ztrátách ze snížené produktivity zaměstnanců mínus 172 000 USD na úsporách).

Systém Open space podle mého názoru negativně ovlivňuje jak adaptaci práce, tak tým jako celek. Absence mikroskupin a chaotických vztahů má negativní dopad na mikroklima v týmu.