Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году

Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году

Протокол собрания учредителей — Создать протокол

• Сформировать протокол автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы и инструкцию по подаче Сформировать протокол
• Скачать образец протокола собрания учредителей. DOCX, 24 KB

Правила проведения общего собрания ООО

Преподаватель-юрист «Что делать Консалт»

Консультация эксперта

Общество с ограниченной ответственностью состоит из участников, которые решают важные вопросы по жизнедеятельности организации. Если в обществе один участник, то он принимает решение самостоятельно. Если несколько, то такие вопросы решаются на общем собрании. О том, какие вопросы относятся к компетенции общего собрания, как его провести и как оформить решение, вы узнаете из статьи нашего эксперта Анастасии Чекмаревой.

Порядок проведения собрания участников ООО регулируется Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» . Собрание может быть очередным – по итогам года или внеочередным, например для решения вопроса по заключению крупной сделки.

Компетенция общего собрания участников ООО

К компетенции общего собрания относится рассмотрение и принятие решений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности организации. Перечень таких вопросов определён законом ( ст. 33 Закона об ООО ), но может быть дополнен уставом общества.

Все вопросы можно разделить на три категории.

1. Исключительная компетенция – вопросы, которые можно решить только на общем собрании.

• Внесение изменений в устав или переход на использование типового устава.
• Изменение фирменного наименования.
• Изменение адреса.
• Уменьшение или увеличение размера уставного капитала.
• Избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора).
• Утверждение годовых отчётов и годовых бухгалтерских балансов.
• Распределение чистой прибыли.
• Реорганизация.
• Ликвидация.
• Предоставление и прекращение дополнительных прав и (или) обязанностей участников.
• Ограничение размера доли, которой может обладать участник.
• Утверждение денежной оценки имущества, вносимого для оплаты долей в уставном капитале общества, или размера денежной компенсации при досрочном прекращении у общества права пользования имуществом, переданным ему в качестве оплаты доли.
• Запрет или ограничение на возможность участника совершать сделки с долями в уставном капитале.
• Дача участнику согласия на залог принадлежащей ему доли.
• Выплата действительной стоимости доли кредитору участника в случае обращения взыскания на долю.
• Определение возможности выхода из состава участников.
• Внесение вкладов в имущество общества.
• Оплата обществом услуг аудитора при проведении им проверки по инициативе одного из участников ООО.
• Избрание коллегиального органа управления (совета директоров).
• Дача согласия на заключение крупной сделки размером более 50 % балансовой стоимости активов.

2. Вопросы, которые по закону относятся к компетенции общего собрания ООО, но могут быть переданы по уставу на рассмотрение совета директоров ( п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО ).

• Определение основных видов деятельности.
• Принятие решения об участии в объединениях коммерческих организаций.
• Образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним
• Утверждение (принятие) внутренних документов.
• Принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг.
• Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение суммы оплаты его услуг.
• Создание филиалов и открытие представительств.
• Одобрение сделок с заинтересованностью.
• Одобрение крупных сделок размером от 25 до 50 % балансовой стоимости активов ООО.

3. Иные вопросы, отнесённые уставом к компетенции общего собрания ООО.

К этой категории можно отнести любые вопросы, закрепив в уставе их решение исключительно на общем собрании участников.

• Заключение обществом любых сделок.
• Приём на работу и увольнение сотрудников.
• Премирование сотрудников.

При отнесении иных вопросов к компетенции высшего органа управления обществом учтите, что для их решения необходимо будет организовать собрание участников.

Ранее мы писали о том, как расширены возможности для дистанционного участия в собраниях юридических лиц.

Виды общих собраний участников общества

Общее собрание может быть очередным или внеочередным.

Очередное собрание проходит по итогам года. Главный вопрос – утверждение годовых результатов деятельности ( ст. 34 , пп. 6 п. 2 ст. 33 Закона об ООО ). Дополнительно могут быть включены и иные вопросы.

В ст. 34 Закона об ООО установлен срок проведения: не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. Соответственно, оно проводится в период с начала марта по конец апреля, конкретный срок устанавливается обществом. Если общество не провело очередное собрание, то возможно привлечение к административной ответственности. Штраф для юридических лиц от 500 тысяч до 700 тысяч рублей ( ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ ).

Внеочередное собрание проводится для решения конкретного вопроса, который входит в компетенцию общего собрания участников ООО, например заключение крупной сделки или внесение изменений в устав ( ст. 35 Закона об ООО ).

Созвать общее собрание, направив требование, имеют право:

• исполнительный орган ООО (например, директор);
• совет директоров;
• ревизионная комиссия (ревизор) общества;
• аудитор;
• участники общества, обладающие в совокупности не менее чем 10 % от общего числа голосов.

После получения требования исполнительный орган ООО его рассматривает в течение пяти дней и выносит решение о проведение либо отказывает.

По закону отказ может быть вынесен, если:

• не соблюдён порядок предъявления требования;
• заявленные вопросы не входят в компетенцию общего собрания или не соответствуют закону.

В остальных случаях требование должно быть исполнено.

Обратите внимание, исполнительный орган не вправе вносить изменения в заявленные вопросы, но имеет право дополнить повестку дня.

Срок проведения – до 45 дней с момента получения требования.

Если исполнительный орган не созывает собрание или отказывает в проведении, то участники могут самостоятельно его провести. В данном случае предоставляются адреса для созыва. Расходы на проведения могут быть возмещены за счёт средств общества.

Обратите внимание, если участники не уведомили исполнительный орган и провели собрание самостоятельно, то его решение может быть признано недействительным. Это подтверждено судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.01.2018 № Ф10-5353/2017 по делу № А54-939/2017).

Решение о проведении или непроведении оформляется отдельным документом. Закон не устанавливает требований к содержанию такого решения, но в справочно-правовой системе КонсультантПлюс вы можете найти формы и образцы заполнения (например, Форма: Решение исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью о проведении внеочередного общего собрания участников общества ).

Порядок созыва общего собрания участников общества

Для проведения общего собрания в первую очередь необходимо уведомить участников.

В п. 1 ст. 36 Закона об ООО указан срок направления уведомления – не позднее чем за 30 дней до его проведения, а также отмечено, что данный срок может быть сокращён уставом общества.

В уведомлении необходимо указать следующую информацию:

• место проведения;
• время проведения;
• предполагаемую повестку дня.

Неуведомление или ненадлежащее уведомление участника общества и проведение собрания в его отсутствие являются основаниями для того, чтобы признать решение такого собрания недействительным, как принятое с существенным нарушением. Данная позиция подтверждена судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.10.2020 № Ф02-4225/2020 по делу № А33-22363/2019).

На практике встречаются ситуации, когда уведомление участнику направлено, но при этом он его не получил и не считается уведомлённым (например, Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2015 № 05АП-545/2015 по делу № А24-3692/2014). Участнику направили уведомление почтовым направлением, но он его не получил в связи с ненадлежащим оказанием услуг организацией почтовой связи. Суд отметил, что гражданин не был уведомлён надлежащим образом.

Обратите внимание, если уведомление было направлено средством почтовой связи, но участник сам не забрал его в почтовом отделении, и оно вернулось отправителю, то считается, что уведомление было совершено надлежащим образом. Такая позиция подтверждается судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.03.2018 № Ф05-2989/2018 по делу № А40-31518/2017).

Участники могут предложить включить в повестку дня дополнительные вопросы. Если предложенные вопросы соответствуют закону и компетенции общего собрания, то они включаются в повестку в том виде, в котором они были предложены. Оповещения о дополнении повестки направляется в срок, не позднее чем за 10 дней до проведения собрания. Уставом может быть установлен более короткий срок.

Если нарушить порядок уведомления, есть риск того, что участник не будет уведомлён и не придёт на собрание. В данном случае возможны следующие риски:

• решение не будет принято, в связи с тем что количество голосов пришедших участников не будет хватать для его принятия;
• участник, не получивший уведомление, будет иметь право оспорить принятые решения ( п. 1 ст. 43 Закона об ООО );
• общество может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 500 тысяч до 700 тысяч рублей ( ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ ).

Порядок проведения общего собрания участников общества

Порядок проведения устанавливается законом, уставом и внутренними документами общества.

Если общество не установило порядок проведения, то действуют общие правила. В рамках проведения собрания необходимо:

• зарегистрировать участников и их представителей. Ответственность за регистрацию лежит на лице, созвавшем собрание;
• открыть собрание. В рамках данной процедуры подтверждается выбор председателя и организуется ведение протокола секретарём;
• провести голосование по вопросам повестки дня. По каждому вопросу повестки дня принимается отдельное решение. Количество голосов, необходимое для принятия решения, указано в п. 8 ст. 37 Закона об ООО или в уставе общества. Например, для принятия решения об утверждении результатов деятельности нужно простое большинство голосов от общего числа голосов участников общества, если уставом не предусмотрено большее количество голосов ( п. 2 ст. 181.2 ГК РФ , п. 8 ст. 37 Закона об ООО );
• оформить результат в виде протокола. Образец заполнения можно найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс;
  Форма: Протокол общего собрания ООО (образец заполнения)
• подтвердить решение и состав присутствующих лиц. По умолчанию данный факт подтверждается нотариально, но в уставе можно закрепить иной способ подтверждения ( пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ ).

Общее собрание участников общества в форме заочного голосования

Решение общего собрания может быть принято без совместного присутствия всех участников – в форме заочного голосования.

По общему правилу в заочной форме не могут быть решены вопросы утверждения годовых отчётов и годовых бухгалтерских балансов, соответственно, такая форма невозможна для проведения годового собрания ( абз. 2 п. 1 ст. 38 Закона об ООО ). Но в 2021 году действует исключение: до 31 декабря 2021 года включительно приостановлено действие абз. 2 п. 1 ст. 38 Закона об ООО ( п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ ).

Заочная форма возможна только в тех случаях, когда уставом предусмотрен порядок принятия решений общим собранием таким способом ( п. 2 ст. 12 , ст. 38 Закона об ООО ).

Такое голосование может быть проведено путём обмена документами при помощи:

• телеграфной, телетайпной, телефонной связи;
• электронной связи;
• направления документов по почте;
• иных способов, которые обеспечат аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества и должен включать:

• обязательность сообщения всем участникам общества о предлагаемой повестке дня (её изменении);
• возможность всех участников общества ознакомиться до начала голосования со всей необходимой информацией и материалами и вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов;
• срок окончания процедуры голосования.

Обратите внимание, в случае проведения собрания в заочной форме не применяются установленные п. 1, 2 и 3 ст. 36 Закона об ООО сроки уведомления учредителей, предоставления им информации и материалов, внесения участниками общества предложений о включении в повестку дня дополнительных вопросов. В связи с этим рекомендуем установить сроки внутренним документом общества.

По результатам заочного голосования оформляется протокол. Закон не устанавливает требований относительно заверки документа у нотариуса. Подписывают протокол лица, проводившие подсчёт голосов или зафиксировавшие результат такого подсчёта ( п. 3 ст. 181.2 ГК РФ ).

Процедура проведения общего собрания общества с ограниченной ответственностью содержит множество нюансов. В КонсультантПлюс вы можете найти формы документов, образцы заполнения и пошаговые инструкции по всем корпоративным процедурам.

Вопрос

Может ли собрание участников ООО проводиться дистанционно, в виде видеоконференции?

Ответ

Да, может, если такая возможность установлена внутренними документами ООО.

Главное правило: возможность достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать ( п. 1 ст. 181.2 ГК РФ ). Позиция подтверждена судебной практикой (например, Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2021 № 10АП-21942/2020 по делу № А41-35260/2020 ). Суд отметил, что такой способ участия во внеочередном общем собрании участников общества законом не запрещён.

Анастасия Чекмарева, преподаватель-юрист ООО «Что делать Консалт»

4. Удостоверение протокола

Чтобы протокол имел законную силу, его нужно заверить нотариально или иным способом, предусмотренным внутренними документами ООО (об этом подробнее читайте ниже).

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение обязательно, если уставом или протоколом не установлен другой способ удостоверения. Чтобы заверить протокол, нужно либо пригласить нотариуса на собрание, либо всем участникам собрания лично явиться в нотариальную контору. Участники не обязательно должны приходить одновременно, но пока свое участие не подтвердит каждый из них, нотариус не сможет удостоверить протокол.

Руководитель или представитель компании должен предоставить нотариусу следующие документы:

• Оригинал устава ООО
• ОГРН и ИНН компании
• Протокол и полный список участников собрания
• Свой паспорт
• Документы, подтверждающие полномочия представителя или руководителя: протокол, доверенность, приказ и т.п.

Когда все участники подтвердят свое участие, нотариус выдаст руководителю заверенный протокол.

Ненотариальное заверение

Способы заверения без участия нотариуса должны быть предусмотрены внутренними документами ООО. Примеры таких способов:

• подписание протокола всеми участниками собрания
• подписание определенными лицами: например, председателем и секретарем собрания
• аудио- или видеозапись собрания.

Если в уставе вашей компании нет указания на такой способ заверения, но вы хотите избежать посещения нотариуса, выберите один из следующих вариантов:

• Изменение устава. Этот способ достаточно трудоемкий: для внесения изменений нужно созвать общее собрание и не менее 2/3 участников общества должны проголосовать за новую редакцию устава. После принятия решения нужно зарегистрировать изменения в уставе в налоговой.
• Указание способа заверения в каждом протоколе. Для применения данного варианта на собрании должны присутствовать все участники общества, а голосование за выбранный способ заверения должно быть единогласным.
• Составление протокола о способах заверения. Такой способ проще, чем изменение устава, поскольку не требует регистрации изменений учредительных документов ООО. Нужно собрать всех участников общества, в повестке собрания указать вопрос о ненотариальных способах заверения протоколов. Если все участники ООО единогласно проголосуют за выбранный способ, достаточно будет ссылаться на протокол с таким решением на последующих собраниях.

После заверения протокола доступным вам способом приложите его к документам для государственной регистрации изменений в связи с выходом участника.

Как и куда подать документы для регистрации ООО

По почте России

Для подачи документов на регистрацию через почту России, нужно собрать полный пакет документов и вложить в конверт с описью. Сроки не регламентированы. НЕ рекомендуем данный способ в связи с тем что в случае утери, вам придется заново заверять форму 11001 и платить государственную пошлину.

Через нотариуса

Если у вас нет своей ЭЦП, а варианты подачи документов через сайт ФНС или Портал госуслуг вас не устраивают, то можно обратиться к нотариусу. Тогда документы на закрытие ИП он заверит своей электронной подписью и направит их в налоговый орган. Однако такую услугу оказывают не все нотариусы, кроме того, придётся заплатить не менее 3 000 рублей.

Через МФЦ

ПО смыслу самый удобный способ подачи документов на регистрацию, но на практике далеко не самый быстрый и дешевый. Рассмотрим самые явные особенности:

• Срок получения результата, не 3 дня, как в налоговой, а 3-9 дней;
• Заявление на регистрацию ООО нужно заверять нотариуса в любом случае, если даже учредители лично обратились в МФЦ;
• Оплатить пошлину придется по реквизитам, которые выдаст МФЦ;
• Через МФЦ не получится подать заявление об упрощенке. Заявлять его нужно напрямую в ФНС по месту регистрации.

По ЭЦП

Самый дешевый и быстрый способ передачи документов в ФНС для регистрации ООО!

Во первых, все ООО могут бесплатно получить ЭЦП в налоговой обратившись после 1 июля 2021 г, но даже если, вы хотите получить ЭЦП у оператора, ЭЦП стоит 1500Р и все более никаких расходов. После получения ЭЦП, вам нужно отправить документы через сайт налоговой. Список документов для подачи такой же, за исключением отсутствия оплаты гос. пошлины и нотариальных сборов.

Лично в налоговую

Список документов для подачи классический, единственное но, явка всех учредителей в налоговой обязательна. Оплатить государственную пошлину в размере 4000 р тоже придется. Обращаться нужно в налоговый орган, по месту регистрации ООО, при себе иметь паспорт.

2. Что нужно указать в протоколе о создании ООО

В протоколе общего собрания на этапе регистрации организации обязательно укажите следующие сведения:

• Название документа
• Наименование организации
• Дату и место проведения собрания
• Список присутствующих учредителей
• Данные секретаря и председателя
• Повестка дня
• Описание решений с подсчетом голосов по каждому
• Подписи председателя и секретаря или всех участников собрания

В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:

• о фирменном наименовании компании
• о месте нахождения ООО
• о подписании договора об учреждении общества
• об общем размере уставного капитала и долях в нем
• об утверждении устава или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Минэкономразвития РФ
• об избрании органов управления обществом