2 просмотров

Как перейти на ЭДО с контрагентами, и что для этого нужно

Практика показывает, что многие добросовестно заблуждаются, полагая, что они «на ЭДО». А как же, обмениваемся электронными документами напрямую с контрагентами, документы отсылаем по самой что ни на есть электронной почте (а копии бережно подшиваем в папочки и храним -цать лет). Конечно, «экономя» на услугах оператора.

На самом деле это означает отсутствие таких возможностей как:

  • передача абсолютно всех документов напрямую адресату;
  • 100%-ная автоматизация документооборота;
  • защищенность от претензий, в т. ч. в суде (ЭДО фиксирует все манипуляции с документами, отправку, доставку, корректировку и т. д.);
  • снижение до минимума человеческого фактора — ошибок, опечаток, «не ту печать шлепнул» и т. п.
  • сохранность документов в защищенном хранилище (например, в облаке оператора ЭДО).

Организация лишается по-настоящему масштабного документооборота, когда «все ходы записаны», каждое движение документа регламентировано и учтено.

К тому же сейчас многие соглашения об электронном документообороте составлены настолько «удачно», что в случае возникновения споров и разногласий выясняется, что никто никаких документов не получал, не составлял или не понял.

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.

Статья в тему:  Отопительные приборы в детских садах. Обеспечение теплоснабжения детского сада

Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.

Кому и зачем нужны электронные документы

Электронным документооборотом в России пользуются 30% компаний. Реже всего электронные документы используют предприниматели и компании на ЕНВД — таких около 5%. Бизнес на УСН оцифровывает данные в 12% случаев, а на ОСНО — примерно каждая вторая компания.

Во время пандемии, когда многие компании перешли на удаленку, ЭДО вырос на 30%. Электронные договоры быстрее и дешевле отправлять, чем бумажные, поэтому их доля будет постепенно увеличиваться. Но нужны стартовые затраты на электронную подпись и сервисы, поэтому не всем компаниям выгодно переходить на цифровой обмен данными.

Электронные документы нужны и крупному бизнесу, и малому. Крупному, потому что с ними можно экономить: отправка заказного письма почтой стоит 200-300 рублей, а электронного — 7-10 рублей через сервис ЭДО. Если отправлять десятки договоров и актов в день, выходит существенная экономия.

Малый бизнес тоже заинтересован в ЭДО:

  • не нужно хранить бумажный архив и выделять для него место;
  • можно получать оплату и отгружать товар или оказывать услуги день в день.
Статья в тему:  Восковые свечи в домашних условиях. Как сделать маканые свечки из воска

С бумажными документами работа затягивается. Например, если отправили товар, а в накладной ошибка, нужно переделывать документ и отправлять курьером. Это может занять несколько дней, особенно если партнер в другом городе. С электронной накладной можно исправить ошибку и отгрузить товар через час.

Как наладить работу с документами

Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т.п.

Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям. Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector