Что такое электронный документооборот и как он работает

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Какую программу выбрать для ЭДО

Для организации электронного документооборота можно использовать программу 1С:Клиент ЭДО. Она разработана на базе 1С:Предприятие 8 и предназначена для организации и ведения электронного документооборота.

1С:Клиент ЭДО необходимо синхронизировать с учетной программой, которая используется для ведения бухучета.

При первичном использовании сервиса потребуется наработать опыт, в том числе научиться работать с внутренними документами, их обменом с подразделениями. Затем уже станет проще и понятнее, как документы отражаются в учете, как их воспринимает бухгалтерия и налоговая инспекция.

Для каждого сотрудника можно оформить ЭЦП для подписания документов.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, которые умеют оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к ЭДО. Так, поставщиком крупной торговой сети вряд ли сможет стать компания, использующая бумажную «первичку».

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

1. Перейти на ЭДО слишком сложно. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Например, веб-сервис «Диадока» не сложнее электронной почты. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Просто вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить «Диадок» в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками.

Обменивайтесь юридически значимой «первичкой» не выходя из 1С

2. К ЭДО долго подключаться. Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к «Диадоку» достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

3. На ЭДО нужно переводить контрагентов. Да, это так. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. «Диадок» решает ее с помощью:

• сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас;
• бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

5. Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном. Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. Достать нужный документ из «Диадока» можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Выводы:

• Чтобы перейти на ЭДО, компании важно выбрать оператора и подключить контрагентов.
• Подписывать электронные документы нужно специальной подписью, чтобы они имели юридическую силу. Счета-фактуры нужно подписывать только квалифицированной электронной подписью .
• Подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители — список центров есть на сайте Минцифры России .
• Документы передаются через оператора ЭДО — аккредитованную ФНС компанию. Так их передавать безопаснее, чем по email, ведь почту могут взломать. Счета-фактуры можно передавать только через оператора ЭДО . Выбрать оператора ЭДО можно на сайте ФНС .
• Документооборот — процесс двусторонний. Поэтому важно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО. Не важно, какой оператор у вашего партнера: системы сотрудничают между собой в любом случае.
• Не менее 5 лет нужно хранить бухгалтерские документы. Ответственный за хранение — сам налогоплательщик, а не оператор ЭДО.

Автор: Полина Ладина